Comment établir un plan de gestion des impressions durable et rentable ?

Votre parc d’impression génère-t-il des coûts exorbitants ? Pour réduire les coûts d’impression, une gestion efficace suivant un plan bien défini est primordiale. La question est : « comment mettre en place un bon plan de gestion des impressions ? ». Un plan qui vise la rentabilité sur le long terme doit prendre en compte plusieurs facteurs essentiels. Découvrez lesquels.

Quel est l’intérêt d’un plan de gestion des impressions ?

Mettre en place un bon plan de gestion des impressions est capital, car elle offre de nombreux avantages non négligeables pour l’entreprise.

• La réduction des coûts d’impression : économie de papier, d’encre et d’énergie.
• La maîtrise de l’impact environnemental : moins de déchets et de consommation de ressources naturelles.
• La productivité améliorée : économie de temps et de ressources grâce à une gestion des impressions efficace.
• La sécurité accrue : protection des informations sensibles via des protocoles d’impression sécurisés.
• La flexibilité et l’évolutivité : Adaptation aux besoins de l’entreprise dans le temps.

Pour vérifier l’inefficacité ou l’efficacité de la gestion de votre parc d’impression, équipez-vous d’un bon logiciel de gestion des impressions et des copies.

Quelles sont les étapes pour établir un plan de gestion des impressions durable et rentable ?

Pour établir un plan de gestion des impressions durable et rentable, voici les étapes à suivre : 

Étape 1 : Évaluez les besoins actuels

L’évaluation des besoins d’impression de votre entreprise est essentielle pour comprendre et établir un plan de gestion des impressions efficace. L’objectif est d’obtenir une vue complète de l’activité d’impression de la structure pour déceler les failles et les actions à entreprendre. Pour cela, réunissez votre équipe pour discuter du volume d’impression, des types de documents et des outils d’impression nécessaires. Cette première étape constitue la base de votre stratégie et permet d’optimiser l’impression de manière efficace tout en garantissant la durabilité et la rentabilité. Gardez en tête que cette évaluation est un processus continu qui doit vous aider à ajuster votre stratégie au fil du temps.

Étape 2 : Faites l’inventaire des équipements d’impression

L’audit de l’équipement d’impression est une étape cruciale pour établir un plan de gestion des impressions efficace. Commencez par un inventaire minutieux des imprimantes, des photocopieurs et des scanners, incluant leur marque, leur modèle et leur état. En évaluant leur performance, vous pouvez repérer les appareils défaillants ou obsolètes ainsi que ceux gourmands en encre et en énergie. Cette analyse vous permettra de prendre des décisions éclairées, à savoir remplacer les équipements inefficaces par des modèles plus économiques et moins énergivores sur le long terme. L’inventaire permet par la même occasion de réduire les coûts d’impression et de limiter l’impact environnemental.

Étape 3 : Établissez des objectifs clairs et réalisables

Pour mettre en place une gestion des impressions efficace, il est impératif de définir clairement vos objectifs. Que visez-vous ? La réduction des coûts, l’optimisation de la productivité ou bien la réduction de l’empreinte carbone ? Définissez des buts tangibles et réalisables. Si votre objectif est de réduire les coûts, identifiez où vous pouvez économiser sans compromettre la qualité d’impression. Si c’est la durabilité qui vous importe, explorez des méthodes pour réduire la consommation de papier et d’énergie. En ayant des objectifs clairs, vous pouvez élaborer un plan ciblé qui va améliorer votre gestion des impressions de manière significative. 

Étape 4 : Utilisez des solutions d’impression sur mesure

Pour des besoins d’impression spécifiques, il faut des solutions d’impression spécifiques. En pratique, envisagez l’impression en réseau pour un contrôle centralisé et l’impression mobile pour plus de flexibilité. L’utilisation de logiciels de gestion des impressions combine ses deux avantages et permet de profiter d’autres fonctionnalités avancées. On cite notamment le suivi de flux d’impression et le contrôle de droit d’accès des utilisateurs. Bien sûr, toutes les entreprises n’ont pas nécessairement besoin d’utiliser toutes ses solutions d’impression. Il faut sélectionner judicieusement les solutions qui contribueront grandement à l’efficacité et à la réussite de votre plan de gestion des impressions.

Étape 5 : Mettez en œuvre une politique d’impression

La politique d’impression est un outil de gestion des impressions indispensable à toutes les structures souhaitant gérer efficacement sa flotte d’imprimantes et de multifonctions. Une bonne politique d’impression doit être claire et couvrir plusieurs aspects essentiels d’un parc d’impression. Les plus importants étant la sécurité des données et l’utilisation responsable des imprimantes. Pour le premier, il faut établir des directives strictes pour protéger les informations sensibles. Cela inclut des mesures telles que la protection des documents imprimés et la gestion des droits d’accès. Pour le second, il faut fixer des règles pour la consommation des papiers et des encres, puis sensibiliser et former les employés.

Étape 6 : Faire un suivi et une optimisation continus

Le suivi et l’optimisation continus sont essentiels pour une gestion des impressions durable dans le temps. Une fois que votre plan est en place, surveillez régulièrement l’utilisation des imprimantes, les coûts d’impression et les progrès vers vos objectifs. Collectez des données à intervalle régulier et identifiez les opportunités d’optimisation ou de rationalisation à tous les niveaux. Évaluez vos progrès par rapport à vos objectifs initiaux pour avoir un point de référence. En outre, soyez aussi attentif aux évolutions technologiques et adaptez votre plan en conséquence. Cette approche est la plus pertinente pour une gestion rentable et durable du parc d’impression et de copie.