Comment bien organiser un déménagement d’entreprise ?

Le déménagement d’entreprise est certes une démarche complexe qui demande beaucoup du temps, une bonne organisation au préalable et une grande expertise dans le transfert de bureaux. En effet, entre les démarches administratives à réaliser, la communication en interne et la logistique qu’il faut suivre, ce projet peut être assez délicat. Pour l’entamer convenablement, il est recommandé de commencer la préparation au moins six mois à l’avance.  

Quels sont alors les clés de réussite de l’organisation d’un déménagement d’entreprise ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir en lisant cet article. 

Etablir un plan bien détaillé 

Pour réussir son projet de déménagement d’entreprise, il peut être indispensable de créer un cahier des charges. Cet outil permet d’assurer une meilleure synchronisation entre tous les intervenants du projet. Dans ce sens, pour l’établir, il convient tout d’abord de préciser les différents besoins de l’entreprise ainsi que le volume des affaires à transporter et les détails relatifs à tout élément. De même, le cahier des charges doit mentionner l’accessibilité aux anciens et aux nouveaux lieux et leurs plans pour assurer une meilleure manutention. 

Il est également utile que le cahier des charges précise le planning de l’exécution de ce projet et les contraintes particulières y liées, si elles existent. 

Faire le tri des biens 

Le déménagement d’entreprise est souvent une excellente opportunité pour faire le grand tri des bureaux. Lors de cette étape, il faut penser au tri des papiers et des dossiers ainsi que des meubles endommagés. De cette manière, l’entreprise peut diminuer le volume à déménager et par conséquent ses dépenses. 

Réaliser les démarches administratives

Entre les contrats d’internet, des assurances, de téléphone et autres, il existe plusieurs parties qu’il faut contacter lors d’un transfert d’entreprise pour réaliser leurs transferts ou leurs résiliations. Ainsi, il faut penser à la résiliation ou au transfert de certains abonnements, voire de téléphone, d’électricité et d’internet. De même, il est essentiel de prévenir les administrations concernées du changement d’adresse, voire la sécurité sociale et la caisse de retraite. Le courrier doit également réexpédier vers la nouvelle adresse. 

Les démarches administratives concernent également le changement de l’immatriculation de l’entreprise auprès de la préfecture et la résiliation des contrats d’assurances liés aux anciens lieux professionnels.

Accompagner les collaborateurs lors du déménagement d’entreprise

Outre la logistique liée au déménagement d’entreprise, l’aspect humain est à ne pas négliger. D’ailleurs, il est essentiel d’informer les représentants du personnel ainsi que les collaborateurs de ce changement au plus vite, afin que chacun ait le temps nécessaire pour bien se préparer. 

Dans ce contexte, il est important de noter que le déménagement d’entreprise peut soulever certains doutes ou craintes auprès des collaborateurs. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de leurs faire accepter le changement en expliquant le projet de manière précise, voire même de les impliquer. Ainsi, il peut être utile d’organiser une visite des nouveaux locaux et de demander les suggestions des salariés quant à l’aménagement du nouvel endroit professionnel. De cette manière, il devient plus facile de créer une dynamique positive. 

Par ailleurs, pour faciliter la mobilité professionnelle, il est possible de procéder à certaines mesures matérielles. Par exemple, il est possible de proposer des primes de déménagement ou de communiquer aux collaborateurs les aides financières disponibles. De même, il est possible de proposer des services de relocalisation afin de faciliter l’installation des collaborateurs. Pour le faire, il convient de faire appel à des professionnels de déménagement qui proposent ce type de prestation.